День добрый! Скажите, где почитать, как правильно главному бухгалтеру осуществить приемку или передачу дел другому главбуху? т.е. какие документы должны быть составлены, на что обратить внимание и тд. Спасибо.
Вопрос: В организации происходит смена главного бухгалтера. Каким документом необходимо оформлять передачу дел?
Ответ: Согласно ст. 7 Закона Республики Беларусь от 18.10.1991 N 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон N 3321-XII) прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера оформляются актом. Форма акта законодательством не предусмотрена, поэтому организация может самостоятельно разработать и утвердить форму акта приемки-сдачи дел. Исходя из сущности приемки-сдачи дел в акте приемки-сдачи дел необходимо указать фамилии, имена и отчества главных бухгалтеров, принимающих и сдающих дела, наименования передаваемых первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, форм бухгалтерской, налоговой, статистической, иной отчетности, иные необходимые сведения. Если главный бухгалтер в организации является материально ответственным лицом, следует учитывать, что согласно ст. 12 Закона N 3321-XII проведение инвентаризации обязательно в том числе при смене материально ответственных лиц. Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации.
Вопрос: Какая информация должна отражаться в акте приема-передачи при смене главного бухгалтера? Приведите пример такого акта.
Ответ: Согласно ст. 7 Закона Республики Беларусь от 18.10.1991 N 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон N 3321-XII) (с изменениями и дополнениями) прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера оформляются актом. К сожалению, процедура приема-передачи дел при смене главного бухгалтера законодательством не оговаривается. Поэтому порядок приема-передачи дел можно установить в локальном нормативном акте. Согласно ст. 53 Трудового кодекса Республики Беларусь работники обязаны подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, иным документам, регламентирующим вопросы дисциплины труда, выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным нормативным правовым актам. Очевидно, что при смене главного бухгалтера нужно передать те документы, за которые отвечает главный бухгалтер. А он отвечает за постановку и ведение бухгалтерского учета в организации; формирование учетной политики организации; составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Кроме того, в обязанности главного бухгалтера входят обеспечение правильного начисления и перечисления налогов и сборов в бюджет, составление статистической отчетности, представление ее в установленном порядке в соответствующие органы. Следовательно, главному бухгалтеру нужно передать: положение (приказ) по учетной политике, первичные учетные документы, бухгалтерскую и статистическую отчетность, налоговую отчетность, регистры бухгалтерского и налогового учета, журналы регистрации доверенностей, приходных и расходных кассовых ордеров и т.д. Особое внимание необходимо уделить передаче бланков строгой отчетности, если они хранятся у главного бухгалтера. Лицо, которому передаются бланки строгой отчетности, должно быть указано руководителем в приказе о приеме-передаче дел или в отдельном приказе. Следует обратить внимание на передачу регистров бухгалтерского и налогового учета. Эти регистры должны быть в наличии не только в электронном виде (в случае применения автоматизированной формы учета), но и на бумажных носителях. Ведь ст. 10 Закона N 3321-XII определено, что регистр бухгалтерского учета на бумажном или машинном носителе информации должен содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за его ведение. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Таким образом, в интересах нового главного бухгалтера настоять на распечатке регистров бухгалтерского учета со всеми предусмотренными законодательством реквизитами. В противном случае доказать, что в регистры за предыдущие периоды не были внесены изменения, будет сложно. При приеме регистров налогового учета также нужно проверить наличие реквизитов, перечисленных в Инструкции о порядке ведения регистров налогового учета по налогу на прибыль, утвержденной Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 22.12.2008 N 110. Пунктом 60 Инструкции о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной Постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25.09.2000 N 157 (с изменениями и дополнениями), установлено, что ответственность и контроль за законностью использования и хранением печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, простых печатей возлагаются на руководителя юридического лица, иных лиц, имеющих право пользования такой печатью. Руководитель может своим приказом возложить ответственность за хранение и использование печатей на одного из подчиненных ему работников. Следовательно, главный бухгалтер при наличии у него печатей должен их передать вновь назначенному лицу или руководителю организации. После завершения указанных этапов процедуры передачи дел составляется акт приема-передачи дел, в котором следует указать все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи. Акт составляется в произвольной форме и должен содержать название документа, дату и место составления. В нем указываются наименования, даты, номера и другие реквизиты передаваемых документов. При этом если документов немного, то их можно перечислить. В противном случае целесообразно указать папки или подшивки документов, например: «Бухгалтерская отчетность за 2008 год». При оформлении дел следует учитывать нормы Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4. В акте необходимо указать дату передачи документов и отразить те документы, которые отсутствуют. Если имеются замечания по оформлению дел (документы не прошиты, не пронумерованы и т.д.), то это следует также указать в акте. В акте, по мнению автора, необходимо отразить: ф.и.о. лиц, сдающих и принимающих дела; дату и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел; наименования папок, подшивок (названия первичных учетных документов); серии и номера неиспользованных бланков строгой отчетности, чековых книжек; передачу печатей, штампов, ключей от сейфа, бухгалтерии и др. Если какие-либо документы утеряны, не велись либо велись с нарушениями, которые были выявлены при приеме-передаче дел, такая информация указывается в акте. Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум, лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия - членами этой комиссии), и утверждается руководителем организации. Акт лучше составить в трех экземплярах: один для нового главного бухгалтера, один - для прежнего главного бухгалтера и один остается в организации. Приведем примерную форму акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера.
УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «XXX» ____________ Сысоев К.В. 11 марта 2009 г.
АКТ N 1 приема-передачи дел
11.03.2009 г. Минск
На основании приказа от 02.03.2009 N 25 Иванова Т.С., главный бухгалтер ООО «XXX» до 11.03.2009, передает, а Петрова С.Н., являющаяся главным бухгалтером с 11.03.2009 (приказ о приеме на работу N __ от «__» _____ 2009 г.), принимает следующие документы:
1. Бухгалтерская и статистическая отчетность (включая положение по учетной политике) за 2006 год. 2. Бухгалтерская и статистическая отчетность (включая положение по учетной политике) за 2007 год. 3. Бухгалтерская и статистическая отчетность (включая положение по учетной политике) за 2008 год. 4. Бухгалтерская и статистическая отчетность (включая положение по учетной политике на 2009 год) за январь, февраль 2009 г. 5. Регистры бухгалтерского учета (оборотно-сальдовая ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, анализ счета, карточка счета) за 2006 год. 6. Регистры бухгалт
Беларусь
"Анонимно"28.12.2010 16:24:23
Нужно создать в организации по приказу комисиию по приему-передаче дел, оформить акт приема-передачи и все!!!
7. Регистры бухгалтерского учета (оборотно-сальдовая ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, анализ счета, карточка счета) за 2008 год. 8. Регистры бухгалтерского учета (оборотно-сальдовая ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, анализ счета, карточка счета) за январь, февраль 2009 г. 9. Налоговая отчетность, регистры налогового учета (в том числе книга покупок) за 2006 год. 10. Налоговая отчетность, регистры налогового учета (в том числе книга покупок) за 2007 год. 11. Налоговая отчетность, регистры налогового учета (в том числе книга покупок) за 2008 год. 12. Налоговая отчетность за январь, февраль 2009 г. 13. Подшивка первичных учетных документов за 2006 год в количестве 170 страниц. 14. Подшивка первичных учетных документов за 2007 год в количестве 120 страниц. 15. Подшивка первичных учетных документов за 2008 год в количестве 240 страниц. 16. Подшивка первичных учетных документов за январь, февраль 2009 г. в количестве 23 страницы. 17. Акты инвентаризаций за период 2006 - январь, февраль 2009 г. 18. Журнал регистрации доверенностей. 19. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Также по настоящему акту переданы: 1. Неиспользованные бланки строгой отчетности: 1.1. Товарно-транспортная накладная (ТТН-1) с N __ по N __. 1.2. Товарная накладная (ТН-2) с N __ по N __. 2. Ключи от бухгалтерии (1 экз.).
При передаче документов не хватает: 1. Регистров налогового учета (в том числе книги покупок) за январь, февраль 2009 г. 2. Актов о приеме-передаче объекта основных средств (ОС-1). 3. Актов о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ОС-4). 4. Инвентарных карточек учета объекта основных средств (ОС-6).
Настоящий акт составлен в 3 экз.: 1-й - для Ивановой Т.С., 2-й - для Петровой С.Н., 3-й - для ООО «XXX».
© 2001 ЮКОЛА-ИНФО
НА ОБУЧЕНИЕ «1С»